Membangun Sebuah Hotel

MEMBANGUN SEBUAH HOTEL

Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan  dengan hati-hati sebelum membangun sebuah Hotel, antara lain ialah bahwasanya :

• Pembangunan Hotel merupakan investasi dengan modal yang sangat besar dan untuk  jangka panjang (long term)
• Peningkatan keuntungan yang  kecil dan lambat (low and slow yield).
• Disamping itu diperlukan :
• TANAH DILOKASI  YANG  STRATEGIS
• SUMBER DANA UNTUK  PEMBANGUNAN
• KONSULTAN AHLI  PERHOTELAN
• KONSEP PEMBANGUNAN
• PERIZINAN 

Meskipun Pemilik / Investor  mempercayakan pengelolaan & pengoperasian Hotelnya  kepada Perusahaan Pengelola yang kondang, pada umumnya diperlukan waktu yang sangat lama untuk bisa mendapatkan pengembalian dana yang diinvestasikannya, apalagi menikmati keuntungan.

Sebaliknya Perusahaan Pengelola dengan mengandalkan system pengelolaan hotelnya, kemampuan memasarkannya, keahlian dan ketrampilan  para karyawannya, sejak Hotel mulai dioperasikan sudah mendapatkan Management Fee serta Incentive Fee apabila pengoperasian berhasil mendapatkan keuntungan kotor (bukan dari Net Profit). Demikian pula Karyawannya yang bisa menikmati uang service 10% dari Revenue disamping gaji dan tunjangan-tunjangan.

 

Oleh sebab itu untuk memperkecil risiko, maka sebuah Studi Kelayakan merupakan suatu hal yang  mutlak harus dilakukan, sebelum melaksanakan proses pembangunan, untuk meyakinkan bahwa pembangunannya punya prospek yang baik.

STUDI KELAYAKAN

Sebagaimana telah kami ingatkan, sebuah Studi Kelayakan harus dilakukan sebelum melaksanakan pembangunan.

Studi kelayakan minimal berisi analisa tentang kekuatan dan kelemahan, peluang dan hambatan (SWOT Analysis) dan kriteria kelayakan investasi, artinya pembangunan ini  akan menguntungkan atau tidak.

Kerangka dasar Studi Kelayakan  adalah sebagai berikut :

PENDAHULUAN

1. Latar Belakang
2. Subyek & Ruang Lingkup Studi
3. Metodologi
4. Biaya Studi 

PROFIL INVESTOR

1. Sebagai Pengusaha dibidang apa
2. Visi & Misinya
3. Track Record

PROYEK YANG DIRENCANAKAN

1. Konsep Pembangunan
2. Tanah & Lokasinya
3. Lingkungan (Environment)
4. Kapasitas Proyek
5. Jumlah dan Type-type kamarnya
6. Fasilitas Pendukung

  Klasifikasi Hotel

7 (TUJUH) ASPEK PENTING DALAM PERSIAPAN  PEMBANGUNAN

1. ASPEK LEGAL
2. ASPEK TEKNIS  &  ARSITEKTURAL
3. ASPEK ORGANISASI & MANAJEMEN 
4. ASPEK SUMBER DAYA MANUSIA
5. ASPEK KEUANGAN
6. ASPEK PEMASARAN
7. ANALISA DAMPAK LINGKUNGAN 

1. ASPEK LEGAL

*  Badan Hukum

*  Kepemilikan tanah

*  Perijinan

*  Peraturan-peraturan Daerah

*  Perjanjian / Kontrak-kontrak

2. ASPEK TEKNIS  &  ARSITEKTURAL

*  Peta dan tapak tanah

*  Analisa Kondisi dan Karakteristik Site

*  Aksesibilitas & Transportasi

*  Desain / Type Bangunan

*  Struktur Bangunan

3. ASPEK ORGANISASI & MANAJEMEN

*  Profil Perusahaan (Owning Company)

*  Calon Pengelola (Management Company)

*  Pilihan Cara Pengelolaan

4. ASPEK SUMBER DAYA MANUSIA

*  Struktur Organisasi

*  Kompetensi, Jumlah & Tugas-tugas karyawannya

*  Peraturan Ketenagakerjaan

*  Peraturan Perusahaan

5. ASPEK KEUANGAN

            *  Equity

            *  Biaya Proyek

            *  Rencana Pembiayaan Proyek

            *  Sumber Dana

            *  Proyeksi Rugi-Laba & Arus Kas

            *  NPV, IRR, ROI, ROE dan Pay Back Period

            *  Kriteria Kelayakan Investasi

6. ASPEK PEMASARAN

            *  Analisa Pasar ( Supply & Demand )

            *  Analisa Persaingan ( Competition & Comparative Study )

            *  Peluang & Rekomendasi pilihan Pasar

            *  Spesifikasi Pengembangan Produk

7. ANALISA DAMPAK LINGKUNGAN

            *  Sumber Air bersih

            *  Pembuangan Limbah padat & limbah cair

            *  Pengelolaan Limbah

            *  Sertifikasi

PERSIAPAN PEMBANGUNAN DENGAN MEMPERHATIKAN KE-7 ASPEK PENTING

1. ASPEK LEGAL 

1. Pendirian Badan Hukum merupakan prasyarat utama.  
2. Beberapa Perijinan yang diperlukan, minimal adalah :

• Ijin peruntukan tanah   
• Ijin lokasi
• Ijin Mendirikan Bangunan
• Undang-undang Gangguan
• Ijin Prinsip / Ijin Sementara Usaha Perhotelan (berlaku 3 tahun)
• Ijin Tetap Usaha Perhotelan, yang mencakup 18 perijinan, termasuk antara lain Penggunaan Lift, Boiler, Penyehatan Makanan, Penggunaan Kolam Renang, Laundry & Dry Cleaning, Keramaian, Minuman keras dll.

3. Kewajiban memenuhi berbagai peraturan yang dikeluarkan oleh PEMDA4. Kewajiban memenuhi ketentuan Standard dan Golongan Kelas / Bintang
5. Perlindungan kepada tamu dan keselamatan kerja staf & karyawan. 
6. Sanitasi, hygiene dan analisis dampak lingkungan

2. ASPEK  ARSITEKTUR DAN TEKNIS

    Setelah membuat Konsep pembangunan hotel yang diinginkan, maka Arsitek diminta menginterpretasikannya kedalam sebuah Artist Impression.   

      

n   Dalam merencanakan pembangunan hotel selain harus memperhatikan segi keindahan /estetika (Architectural Design) yang sesuai dengan konsep yang didasari oleh visi & misinya, juga tidak kalah pentingnya segi fungsi-fungsi operasional didalam hotel yang harus memenuhi persyaratan untuk pengelolaan yang  berkaitan dengan

• alur lalu-lintas kendaraan ( flow of traffic)
• alur tamu (flow of guests)
• alur pelayanan (flow of services)
• alur barang (flow of goods)
• alur dokumen (flow of documents)

yang pada umumnya mengutamakan :

• kenyamanan,
• efisiensi
• menghindari kesimpang-siuran dan tabrakan

3. ASPEK MANAJEMEN 

Yang harus diperhatikan dalam menentukan siapa yang akan menjadi Calon Pengelola Hotelnya ialah :

     Pertama, mengetahui apakah Calon Pengelola dapat dipercaya dan diyakini dapat beradaptasi dengan Budaya Perusahaan dan visi&misinya ,  maka perlu ditest hal-hal berikut :

• Kemampuan pengoperasian & pengelolaan Hotel sesuai klasifikasi yang ditentukan
• Citra / reputasinya
• Kemahiran dan kehandalan dalam  pemasaran & penjualan maupun jaringannya
• Track record (pengalaman yang sukses) 

Kedua , harus diperhatikan Hak & Kewajiban masing-masing yang dituangkan dalam Perjanjian Pengelolaan & Pengoperasian yang akan ditandatangani. Harus win-win.
 

.     A3. ASPEK MANAJEMEN

1. Ketiga, apakah memiliki Sistim Manajemen yang sesuai dengan hotelnya , mulai dari Pemasaran & Penjualan, Sumber daya Manusia, Keuangan &Accounting, Rooms Division, Food & Beverage Division, Purchasing sampai ke Security maupun Maintenance&Engineering
2. Keempat, Penyiapan Business Plan (Marketing & Budget Plan) yang perlu disepakati bersama.
3. Kelima, Penyiapan Daftar Furniture/Fixtures/Equipments dan Pengadaan supplies seperti :

• Housekeeping supplies (linen & towels, Cleaning chemical,  uniform)
• Guest Supplies ( Amanities, Stationary, Printed matters)
• F&B Supplies ( makanan & minuman, table clothes, napkins)

4. ASPEK SUMBER DAYA MANUSIA

Mempersiapkan sumber daya manusia haruslah dianggap sebagai hal yang sangat serius.  Perusahaan harus mengerti Tenaga kerja bagaimana dan berapa jumlahnya yang diperlukan oleh Struktur Organisasi hotelnya, menguasai Perundang-undangan menyangkut hubungan kerja antara Perusahaan dan Karyawan, seperti kontrak kerja, pengupahan, hak & kewajiban kedua pihak, pemutusan hubungan kerja, pensiun, pesangon, dsb.

• Pengelola yang ditunjuk akan menetapkan :
•  Organization Chart (Struktur atau Bagan Organisasi)
• Human Resources Management System, (Manualnya, SOP, Job Requirements dan Job Descriptions masing-masing karyawan, Data base dll)
• Persyaratan karyawan  a.l. pengetahuan dasar perhotelan, memiliki keterampilan, pengetahuan, pengalaman bekerja dihotel, mahir dalam bidang tertentu, berperilaku baik dan bersertifikasi profesi)
• Employees strength (Berapa jumlah tenaga kerja) yang akan ditempatkan dimasing- masing bagian (Manning Table)
• Mempersiapkan Peraturan Perusahaan, (antara lain adalah Perjanjian atau Kontrak Kerja dan House Rule).
• Melaksanaan Recruiting, selecting, training dan placements (penempatan dari para calon karyawan yang telah terseleksi).
  
  Apabila terbentuk Persatuan Karyawan maka perlu diatur Kesepakatan Kerja Bersama   (Collective Labor Agreement)

5. ASPEK PEMASARAN

Diawali dengan studi dan penelitian tentang pasar yang ada dan pasar yang potensial, persaingan dan

permintaan yang berkembang, maka ditetapkanlah Strategi Pemasaran yang mencakup kegiatan-kegiatan

dibidang :

1. RESEARCH, ANALYSIS & PLANNING (Penelitian, Penganalisaan dan Perencanaan)
2. SALES (Kegiatan penjualan)
3. ADVERTISING & PROMOTIONS (Periklanan dan kegiatan-kegiatan untuk menunjang penjualan, serta pilihan media    yang tepat sehingga iklan jadi efisien biayanya dan efektif mengena sasarannya)
4. PUBLIC RELATIONS & PUBLICITY (Humas yang memberikan informasi, upaya pendekatan, pengenalan dan loyalitas pelanggan)
5. REPRESENTATIONS (Pilihan Agen Penjualan dan Marketing Network, Keanggotaan pada Organisasi sejenis, Trade shows, Mewakili Perusahaan didalam berbagai Events).

6. ASPEK KEUANGAN

Kalau ada peluang untuk membangun sebuah hotel, buatlah Studi Kelayakan dulu untuk memperkecil risiko, melihat prospeknya dll. Ingatlah bahwa pada umumnya pihak Perbankan menganggap bahwa  membiayai pembangunan hotel itu berisiko tinggi dan jangka waktu pengembalian kredit singkat

Yang dimaksud dengan Aspek Keuangan mencakup :

a. SUMBER DANA
    (Modal sendiri, Pinjaman, Penyertaan Saham)
b. STUDI KELAYAKAN
    ( Utamanya menyangkut Operating Projection, Cash flow, IRR,  NPV, ROI, ROE, Payback period)
c. BIAYA PEMBANGUNAN
    ( seperti Modal Dasar, Pinjaman, Biaya-biaya Pra- Pembangunan, Biaya    Konsultan, Biaya Arsitek, Biaya Konstruksi)
d. BIAYA LAIN-LAIN
    (Manajemen Proyek, Perijinan, Asuransi, Bunga Pinjaman, Pajak dll)
e. SYSTEM AKUNTANSI HOTEL
    (Yang disesuaikan dengan The Uniform System of Accounts dari The American Hotel & Lodging Association, termasuk Chart of Accounts, Inventory maupun System Pelaporannya).

System ini dimaksud untuk dapat membandingkan kinerja (performance) pengelolaan hotelnya dengan hotel sejenis  lain-lainnya diseluruh dunia yang mengikuti uniformed system tersebut.

7. Aspek Lingkungan meliputi :

• Pengamanan & Pemeliharaan Lingkungan
• Pelestarian & Penyeimbangan Eco-system
• Pengelolaan  Limbah Padat, Limbah Cair dan Limbah lain yang berbahaya seperti gas, accu bekas
• Bebas dari debu dan asap
• Bebas dari kebisingan
• Budaya hemat energy (effective & efficient)

Upaya-upaya untuk Penghematan dalam Penggunaan Sumberdaya Alam a.l. dengan cara:      

• REDUCING
• RE-USING
• RECYCLING
• Meningkatkan penggunaan Green Products

PROSES PEMBANGUNAN

Pembangunan fisik sebuah Hotel bertaraf internasional Berbintang 3 – 5  pada umumnya memakan  waktu sekitar 2 tahun setelah proses dibawah ini   dilaksanakan :

1. PENENTUAN TANAH DILOKASI YANG STRATEGIS
2. KONSEP PEMBANGUNAN YANG LAYAK  JUAL
3. ARTIST IMPRESSION
4. ARCHITECTURAL DESIGN
5. PENYESUAIAN KONSEP
6. SITE PLAN & DETAIL DRAWING
7. PENUNJUKAN MANAGEMENT PROYEK
8. WORKING DRAWING
9. PEMILIHAN KONTRAKTOR
10. PELAKSANAAN PROYEK

1. PENENTUAN TANAH DILOKASI YANG STRATEGIS

• Berada ditempat tujuan wisata atau pusat kegiatan ekonomi
• Dapat dijangkau dengan mudah / dilalui transportasi umum
• Dilingkungan yang baik, tertib, aman dan disenangi orang
  

2. KONSEP PEMBANGUNAN YANG LAYAK  JUAL

• Ada market demand (permintaan pasar) dan tidak akan lekas over supply  (kelebihan pasokan)
• Diperkirakan menguntungkan sehingga pengembalian modal yang tidak terlampau lama
• Mudah mendapat kredit dari Bank karena tidak dianggap “credit risk”
  

3. ARTIST IMPRESSION 

• Dibuatkan gambar Impresi Pelukis untuk “menterjemahkan” bentuk bangunan menurut  keinginan Investor

4. ARCHITECTURAL DESIGN

• Pengembangan gambar-gambar interpretasi Arsitek tentang Konsep Pembangunan yang dimaksud oleh Investor  dalam bentuk Desain awal.
• Pemanfaatan contour tanah
• Memperhatikan KLB (Koefisien Luas Bangunan) dan KDB (Koefisien Dasar Bangunan)
• Pemanfaatan lahan yang efisien·     

5. PENYESUAIAN KONSEP

• Hasil  pembahasan Studi Kelayakan yang dilakukan bersama dengan Konsultan Ahli Perhotelan, maupun perizinan  yang akan didapat, akan menentukan Konsep yang paling ideal / tepat untuk rencana pembangunan
• Suatu pembangunan hotel yang tidak dipersiapkan dengan baik menurut disiplin ilmu perhotelan, akan sangat  berisiko tinggi, oleh karena itu sejak Awal pengembangan gambar perlu dilibatkan seorang Konsultan Ahli  Perhotelan atau Perusahaan yang akan ditunjuk sebagai pengelolanya.

6. SITE  PLAN & DETAIL DRAWING

• Site Plan yang lengkap dan Gambar-gambar Schematic yang rinci dipersiapkan.
• Pada tahap ini Konsultan Ahli Perhotelan mutlak diperlukan untuk menjamin  kecocokan   estetika dengan  fungsi-fungsi operasional                       
• Banyak pula Calon Pengelola yang pada tahap ini sudah minta untuk dilibatkan.

7. PENUNJUKAN MANAGEMENT PROYEK

• Investor perlu menunjuk Management Proyek yang akan menangani dan mengawasi proses pembangunannya. Management proyek yang dipimpin oleh Project Director akan menunjuk seorang MANAGER KONSTRUKSI     (Boleh dipilih apakah Perusahaan atau perorangan) yang mengkoordinir pelaksanaan dilapangan.
• Manager Konstruksi (MK) harus kompeten dalam bidangnya,berpengalaman dalam pembangunan hotel, sehat  jasmani dan rohaninya, punya komitmen, menghayati dan akan mengamalkan Visi & Misi Investor, berwibawa, bijaksana dan daya kreatifitasnya tinggi.

8. WORKING DRAWING

• Arsitek mempersiapkan Gambar-gambar Kerja yang segera dipelajari dan dikomunikasikan dengan MK maupun Konsultan / Calon Pengelola.
• Gambar-gambar ini nantinya diarsipkan sebagai “As built Drawings”

9. PEMILIHAN KONTRAKTOR

• Selain memilih Kontraktor yang bonafide, punya track  record kesuksesan dalam pembangunan, pengalaman membangun hotel dsb,
• Bisa juga kontraknya dibuat dengan cara borongan atau “Turn Key”
• Perlu pula dipertimbangkan apakah baik melakukan tender untuk memilih Main Contractor dan dipilih para Sub Contractorsnya, atau bisa juga tanpa Main Contractor.

10. PELAKSANAAN PROYEK

• Demi efisiensi dan efektifitas Pelaksanaan Proyek perlu diawasi secara kontinu oleh Direksi Proyek maupun Arsitek  Perancang bangunannya.  
• Durasi proses pembangunan pada umumnya berkisar antara 18 – 24 bulan…

6.      LINGKUP PEKERJAAN DAN METODA

PELAKSANAAN PROYEK

* PERENCANAAN MANAJEMEN PROYEK

• Hal penting yang harus dipersiapkan dalam Perencanaan Proyek yaitu :
• Identifikasi items pekerjaan yang akan dilaksanakan, mulai dari dokumen- dokumen Perjanjian antara Pemilik dengan Contraktor, berbagai Perijinan dsb.
• Memahami / menterjemahkan Konsep, Artist Impression dan Architectural Design, Gambar-gambar / Blue print dan Gambar-gambar kerja
• Metoda Pelaksanaan
• Kontrak-kontrak
• Sumber Daya Manusia
• Peralatan yang harus disediakan
• Anggaran Biaya dan Cash Flow
• Waktu dan Jadwal pelaksanaan
• Kurva - S
• Menentukan sektor-sektor kritis yang perlu ekstra pengawasan

* SITE  PLANNING

• Site Planning dibuat untuk mengatur & menempatkan segala sesuatu yang diperlukan dalam Pelaksanaan Pembangunan, meliputi :
• Gerbang Utama
• Jalan sementara dalam lingkungan
• Alur jalan kerja
• Sistem drainage dan kolam penampungan air
  Directie Keet / Kantor Pimpinan Proyek

* PEKERJAAN PERSIAPAN  PROJECT

Pekerjaan persiapan mencakup :

• Koordinasi antara Pemberi Tugas – Manager Konstruksi – Pengawas – Para Konsultan Arsitektur, Struktur, Mechanical & Electrical – Quantity Surveyor – Kontraktor/s – Group Leader Tenaga kerja lapangan.
• Pengawasan Pengukuran (setting out), Pembongkaran bangunan lama (kalau ada) dan penentian titik-titik Tiang Pancang serta pembuatan 3 (tiga) buah Tiang Indikator.
• Pengawasan / Pengecekan ketegakan Tiang Pancang yang dikerjakan Kontraktor dengan menggunakan alat-alat seperti Theodolit, Mistar Ukur, Benang dan Patok-patok.